新冠肺炎（COVID-19）疫情肆虐全球，許多國家與城市紛紛面臨「封城」危機，這次 疫情除對各國醫療體制、設備是一大考驗外，更對跨國經濟與國內內各行各業景氣造成造成莫大衝擊。
撇除經濟面，相信對於各大企業來說，無論是疫情高峰期的人員安全宣導、職位之調動，甚至是較不熟悉的「遠端工作」之實施，相信對管理者，甚至是人資單位而言，都是一大挑戰。以下筆者將透過人員管理政策、遠端設備添購、遠端SOP到企業文化幾項重點進行討論。
建立縝密人員管理政策
後疫情時代 #1
請各位將時間推回2020農曆年前，身為人資的你，在這段期間曾關注過任何新冠肺炎的新聞嗎？在農曆年期間（此時疫情開始在各國慢慢爆發），你曾經有想過該針對新冠肺炎，向公司同仁們發出「避免出國」的公告嗎？甚至在國內疫情緊張之時，您是否有關切過公司同仁，是否有收到任何由政府發出的「疫情緊示」簡訊呢？如果有，當時您又是怎麼處理的呢？
透過本次疫情，就筆者的經驗來談，發現到許多企業不但沒有危機意識，放棄本來有機會「提前部署」的好時機，不但未及時發布疫情警示公告，反倒一味譴責出國，或是國內旅遊之員工自私自利、故意陷公司同仁於不義，使得工作氣氛相當低迷，更是人心惶惶。筆者認為，疫情已然發生，在如此緊急的狀況之下，比起「抓罪犯」、建立如戒嚴般的工作氛圍，最好的方式莫過於做好一系列員工管理政策，如：
- 制定員工安全與健康管理流程
- 嚴謹監督訪客與員工之健康狀況（量體溫、是否硬性規定全公司人員皆戴口罩、降低會議次數等）
- 提供相關清潔工具
- 提供遠端工作的選擇
- 保障工作權益與收益
- 疏導員工心理壓力
- 提供緊急援助
後疫情時代 #2
翻轉未來工作型態就靠遠端
除了上述提及的問題，再來當然也要聊一聊，因疫情而再度被重視的問題：「遠距工作型態」與設備。根據藝珂集團在四月的問卷報告顯示，有將近五成的企業都表示，在這次疫情過後，已經計畫加強或進一步導入線上會議系統以及線上平台。（有些企業跑得比較前面，在疫情正在發生的階段就已部署嘍！）
不可否認的是，遠端工作型態確實讓許多傳統產業（或是工作項目內容偏為傳統的企業）被迫正視內部系統需全面線上化、電子化的重要性。因此，線上工作進度管理系統，如Asana、Confluence、Trello、Miro等，使用量也在近期大幅提高。除此之外，是否能針對遠端工作而添購較好的工作器材，像是性能較好的筆電、Webcam、麥克風，使進行視訊時音質、畫質更佳，筆者認為也是經營者需思考的重點項目之一。
而大家很好奇的「例會怎麼開？」、「會議怎麼進行？」，其實無論是Zoom、Google Meet、Microsoft Teams還是Whereby，坊間可提供視訊、分享螢幕的線上軟體如雨後春筍，相信只要勤加練習，入行門檻並不會太高。
當然，在跨入遠端工作資源前，同樣會需要建立一個縝密的SOP。像是工作數量與資源的重新分配、每場會議的會前準備、會議時間的敲定，甚至是會議議程的安排等，都需要重新擬定。另一方面，針對企業的資安保護，如何建構更安全的網路使用環境，當然也是企業需關注的內容。
此外，使用文字或是聲音來表達意見，當然沒有face to face來得更為緊密，多少也會有訊息表達與本意相悖的問題產生，建議在針對這個部分，HR與部門主管也需要多方引導，藉以降低團隊因遠端工作所產生的隔閡。以下也提供幾項可以導入或加強的遠端工作資源：
- 線上會議系統（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Whereby）
- 線上協作平台（Google共同作業平台、Quip、Collabpad、Penflip）
- 內部系統全面線上化
- 線上工作進度管理系統（ Slack、Asana、Confluence、Trello、Miro）
- 員工線上培訓系統（深度訓練課程、員工教育訓練）
後疫情時代 #3
遠端工作SOP與企業共體文化
雖說克服軟硬體設備事小，但相信對於許多企業而言，「遠端工作」有著一定程度的不確定性。一來人資單位該如何管理遠端出勤問題？二來難以確保員工工作品質。再者，對於部分企業來說，是不是需重新調整KPI、OKR等績效設定方式，或改用員工訓練課程來度過難關，都是需要經由縝密討論的事項，因此，如何建立完善的遠端工作SOP極為重要！
就筆者的個人經驗來說，通常像是Dell、HP、Facebook等世界級企業，本身就有上班不打卡的企業文化。那如果是想制定一個較有規則的遠端管理出勤SOP，有些人資單位則會以「Slack」來做上下班打卡的憑證，當然，有沒有準時參加線上會議、能不能找得到人（如要及時回訊息等），也是能參考的價值之一。
雖說創造一個完善的遠端工作「系統」，又能有效追蹤KPI、OKR等績效當然重要，但管理者是否能落實「疑人不用，用人不疑」的精神，卻是少之又少。在此筆者也強烈呼籲，管理者對員工表達信任的方式，並不是靠每天強迫開會、奪命連環Call，甚至緊迫盯人、狂傳訊息，反倒會使員工心理造成莫大壓力，要怎麼激起員工的熱情、打跟在辦公室一樣的遠端工作氛圍，絕對是不能忽視的挑戰。
另一方面，當遠端工作的頻率提高，相對而言，人資的重要性更是不減反增。除遠距招募、遠距教育訓練外，人資更要協助遠端管理的工作效率，甚至需教導員工如何維持工作與家庭的分際，絕非簡單又一蹴可成。
後疫情時代 #4
給各位人資的信心喊話
新冠肺炎不僅在全球造成極大的災情，但不可忽視的是，它也成功加速全球企業經營模式的轉型與創新，如何跟上時代的轉變，甚至開創不同以往的經營模式，我想，這些都是管理者與人資需要一同攜手前進的目標。
最後，筆者也想對全台的人資們說：以上事項做到的人資，你們真的辛苦了！那以上幾乎都沒有做到的人資，麻煩窗戶跳下去，慢走不送～（喂）「天有不測風雲，人有旦夕禍福」，天災人禍無法擋，但至少，人的腦子是活的。人事管理向來不是件簡單的工作，人資們，你們真的很重要！
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