不管你是親自處理人事、薪資作業的雇主，還是人資工作者，一定都覺得人事管理作業不僅耗時耗力，而且又容易出錯！例如新進員工資料、請假紀錄、出勤紀錄、代墊款項......等，一個不小心填錯數字，或是同仁們紀錄不確實，不只讓薪水算起來很麻煩，也很容易就誤觸勞基法對吧？
剛好市面上好像有不少 HRM 系統可以解決這些困擾，但導入系統不僅要花錢，而且也不知道適不適合.....到底該怎麼辦呢？現在就讓我們來一一分析吧！
什麼是 HRM 系統？可以取代人工手動的人資管理作業嗎？
在瞬息萬變的環境中，企業面臨著人才招募、培育、留存等多重挑戰。傳統的人工管理方式往往耗時費力，難以有效因應瞬息萬變的需求。因此世界各地都有不少團隊推出 HRM 系統，來解決企業人事管理上會遇到的難題。
HRM (Human Resource Management) 系統，又稱「人事管理系統」或「人資系統」，是專門用來管理人事作業的軟體服務。在功能方面不同的系統商可能會有一些差異，不過整體來說就是一套讓企業、公司可以一次管理員工工資料、薪資、招聘、考勤、績效.......等，以及協助企業將繁瑣的行政作業自動化，大幅提升人事作業效率的工具。
導入 HRM 系統的優點：
- 提升效率： HRM 系統可自動化多項人事作業，例如員工資料建檔、考勤計算、薪資發放等，大幅減少人工處理的時間與成本。
- 降低錯誤率： HRM 系統可自動驗證資料正確性，減少人工輸入錯誤的風險。
- 強化資料分析： HRM 系統可提供多樣化的人力資源數據分析，協助企業洞察人才趨勢，制定更有效的策略。
- 改善員工體驗： HRM 系統可提供員工自助服務介面，讓員工可自行查詢薪資、請假、打卡等資訊，提升員工滿意度。
然而，HRM 系統也存在以下缺點：
- 可能有額外導入成本： HRM 系統的導入費用可能包含軟體授權費、硬體設備費、顧問諮詢費等。
- 維護成本高：地端 HRM 系統需要定期維護與更新，以確保系統穩定運作，也需投入額外的成本。
- 資料安全風險： HRM 系統儲存了大量員工的個人資料，因此也需要特別確認是否有完善的資料安全防護措施。
雲端 HRM 系統 vs 地端 HRM 系統：哪個更適合我？
這樣看起來，導入 HRM 系統可以讓人事作業更快、更輕鬆，不過到底要怎麼樣才能挑到適合自己的系統呢？首先，我們先從「雲端」跟「地端」兩大類別來看。
雲端 HRM 系統的優點是：
- 無硬體設備維護費用：無需自行採購及維護伺服器等硬體設備，可降低導入成本。
- 隨時隨地存取：透過網路即可存取系統，不受地點限制。
- 自動更新：系統更新由廠商負責，更新頻率高，也無需自行更新。
- 價格及導入成本通常比地端系統便宜。
地端 HRM 系統的優點是：
- 資料安全可控：資料存儲在企業自有的伺服器中，資料安全可控。
- 客製化彈性高：可依據企業需求客製化系統功能。
人工作業 vs 地端人資系統 vs 雲端人資系統怎麼選？
我們也直接來比較一下這三種常見的人資管理作業方式吧！
如果不介意人資每個月耗費大量時間來處理人事管理的瑣事的話，傳統人工作業的方式不需要額外支出，看起來比較划算；但這也表示人資無法騰出太多時間來建立企業文化、改善公司人事營運管理 SOP，如果為此又多聘請一名人員，換算下來就不見得真的有「省到錢」。
而在「地端 vs 雲端」的選擇中，當公司對於薪資、出勤、休假的規範越單純，就越適合雲端 HRM 系統，因為大部分的功能都是依照勞基法設計一套能讓最多企業適用的版本；而人事規範繁複的大企業，就比較適合地端 HRM 系統，畢竟在滿足公司人事規範的前提之下，還是得符合勞基法，因此就會需要非常細緻的客製化功能，以免誤觸法令！
導入 HRM 系統前要注意哪些事？
HRM 系統的導入是一項重大的決策，需要企業謹慎評估與規劃。這邊也整理了 5 個在導入 HR 系統前，要評估事情：
- 依照公司需求，選擇合適的 HRM 系統：市面上有眾多 HRM 系統供企業選擇，功能與價格差異很大。企業在導入前應先評估自身需求，並考慮員工規模、產業特性、預算、功能需求等因素，選擇最適合的 HRM 系統。（延伸閱讀：雲端人資系統推薦｜HR 系統怎麼選？人事管理重點功能比較表一次看！）
- 了解系統的資料保存以及資安防護方式：HRM 系統儲存了大量員工的個人資料，因此資料安全至關重要。企業在導入前應了解供應商的資料保存方式與資安防護措施，並確保符合企業的資料安全需求。
- 員工端、管理者端的操作介面是否都簡單好上手：HRM 系統的操作介面應簡單易懂，方便員工與管理者使用。企業在導入前應試用系統的操作介面，並確保符合員工與管理者的使用需求。
- 導入流程是否快速順暢：HRM 系統的導入流程應快速順暢，以減少對企業營運的影響。企業在導入前應與供應商確認導入流程與時程，並做好人員與資料的準備。
- 是否提供完善的售後服務：HRM 系統的售後服務非常重要，可協助企業解決導入與使用過程中的問題。企業在選擇供應商時，應評估供應商提供的售後服務內容與品質。
HRM 系統是企業不可或缺的人力資源管理工具，可協助企業自動化繁瑣作業、提升效率、降低成本、強化資料分析、改善員工體驗。在導入 HRM 系統前，做好以上五點準備，可以幫助你導入 HR 系統時更加順利，也進而能夠發揮最大的效益！
Swingvy 雲端 HR 系統：人事管理自動化，輕鬆提升營運效率！
Swingvy 雲端人資系統不僅提供全方位的人力資源管理功能，涵蓋員工資料管理、薪資計算、出勤打卡、休假管理、績效考核、代墊款報帳......等各個方面，更重要的是透過雲端系統加上免費 App，讓雇主、人資，以及所有同仁都能隨時隨地操作，不只免除硬體設備維護的煩惱，也讓同仁們使用起來無負擔。
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馬上來試試看什麼是高效率、自動化的人事管理吧！瑣碎的人事作業交給系統處理，把省下來的時間跟心力，用在更有產值的事情上！
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