零用金雖然方便，但是如果沒有建立完善的管理制度，反而有可能衍生出更多的麻煩！今天小編就來帶大家一起了解如何管理零用金，以及「零用金管理辦法」要如何訂定最適合，馬上來看看吧～
零用金定義是什麼？公司需要有零用金嗎？
無論公司規模如何，每個月一定都會大大小小的支出項目對吧？
一般來說，大多數的公司在大額支出上會使用支票、轉帳匯款等方式來付款；不過其他金額比較小的，例如文具採買、快遞郵寄費用、計程車費用...等，因為每一筆金額都不高，如果逐筆紀錄與出款對於財務和會計人員負擔也是不小，而且由員工代墊除了可能造成員工負擔，也有時候會造成勞資爭議（延伸閱讀：公司代墊款也會惹勞資爭議？這幾招幫你成功避免各種問題！）。
為了讓作業流程更簡單快速，也避免代墊款的爭議，零用金制度就是個好方法。
因此，小編也建議企業需要有「零用金申請制度」，讓需要負責採購、外勤出差的員工能向財務相關單位請領，這樣在款項管理上也能更加透明！
零用金要怎麼管理比較不麻煩？
不過，如果有零用金制度的話，要怎麼管理才能更省時省事呢？只要特別注意下面這幾點，基本上就沒問題啦～
1. 建立明確的「零用金管理制度和管理辦法」
零用金能夠省去不少財務和會計人員記帳、出款的煩惱，也比較不容易有勞資爭議，不過相關的制度還是要明確的條列，例如每月零用金額度、每筆支出上限、請領流程和規範...等，才能提前避開爭議空間和重複出款問題。
而完善的零用金管理辦法，通常都會需要有以下幾個項目：
1. 可申請的零用金上限和支出項目
除了訂定零用金款項的上限金額之外，使用範圍也建議各位一併列出，依照公司規模、產業類型的不同，單筆或單一員工的零用金申請上限從 2,000 元到 5,000 ，甚至更高都有～
2. 規定零用金請款、撥補流程
在零用金支付上限額度之內，且符合支付項目範圍的前提下，這邊提供 3 種常見的零用金請款流程讓大家參考：
- 員工先行代墊款項：可由同仁先行代墊費用，再盡快申請零用金並且提供合格收據憑證請款。
- 直接使用零用金支付：由同仁申請零用金使用，並且直接由零用金管理者直接支付款項以及記帳。
- 預借零用金：如果已經預先知道需要用到零用金，可以由同仁預先申請零用金，預借核准之後也要記得規定收據核銷的期限哦！
而當手頭上零用金的現金少於一定額度時，也需要由零用金管理者整理所有的收據、憑證，並申請零用金撥補將零用金現金補足。這個流程通常不建議等零用金都用完了才申請，才不會遇到急須用錢手邊卻沒有現金的窘境呀～
3. 規範相關權責部門
指定並規範公司內各個部門、人員在零用金管理流程上的的責任和權限，包含：相關管理部門及人員，財務或會計部門、各單位主管、各單位可申請人員...等。
4. 訂定零用金申請和請款辦法
包含請領的期限、可請領的原始憑證範本、請領範圍...等，都要明確規範哦！
5. 零用金出款辦法
前面有提到 3 種常見的零用金請款流程，依照不同流程制訂相對應的請款辦法就很重要啦！如果是員工先行代墊的話，除了可以憑合格單據隨時出款外，也可以在每月某幾個固定時間一併發放，來節省零用金管理的時間～
6. 零用金撥補辦法
最後也別忘了對零用金管理人員制定撥補辦法，當零用金支出了一定的額度或是筆數時，管理人員需要統整相關原始憑證並編製傳票，交由負責審核的人來將檢附的原始憑證加蓋「棄付訖章」，以確保沒有重複請款。
2. 可申請零用金的發票、收據規範和範本
通常只要能夠打統編的發票，或是乘車證明這類型的憑證都不會有什麼問題，不過大多數有零用金制度的公司都曾遇到員工在請款時，檢附的收據不符合會計申報的標準對吧？
台灣的合格收據包含：二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明....等，而小編也建議，直接把這些合格的收據形式直接公告給同仁們，避免申請的人請不到款，進一步造成勞資糾紛（公司還有可能因此被裁罰！），也減少來回溝通的時間～
3. 確實做好零用金記帳管理！
除了訂定管理規範之外，建立一份「零用金收支表」來管理零用金帳務也十分重要，當有同仁請領零用金就要把這些紀錄確實記帳，並且後續也要每隔一段時間定期核算零用金的現金與收支表上的餘額是否相符哦～
零用金在會計上要怎麼記帳？
一般來說，如果有同仁申請零用金時，零用金管理者只需要將該筆零用金紀錄在備忘錄即可。等到該名同仁提供合法憑證並且請完款，或是零用金額度少於管理辦法中規範的額度時，再由零用金管理者檢附單據向財會報銷費用、要求撥補，會計也會在這個時候才將相關費用認列！
用 Swingvy 讓請款流程更方便！
雖然零用金制度已經可以節省很多麻煩跟時間，小編也建議大家將相關收支和同仁請款紀錄用雲端化的方式管理，不僅免除紀錄可能遺失、對不上的問題，還能更進一步減少重複的作業流程！
以流水帳的方式紀錄請款，很有可能會造成重複記帳，導致帳務混亂。只要使用 Swingvy 請款功能，不但隨拍隨上傳，還能隨時收到員工請款通知。省時又省力！員工請款的最佳工具就靠它。
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