很多中小型企業或是新創公司，都會有「代墊錢」的工作常態，員工所累積的款項，會在事後附上單據，或是發票來向公司請款。但是！在請款的流程中，卻很有可能因為：沒有發票只有收據、沒打統編，超出原本預算金額、相關單據遺失等，而導致勞資爭議層出不窮。以下小編就來跟大家介紹，員工代墊款的各項眉角，讓勞資爭議的狀況降到最低！
一、明確規範公司內部請款流程和規則
很多社會新鮮人都會問小編：公司叫我先墊錢到底合不合理？公司到底會不會趕快匯錢給我？因此，小編會建議各位 HR，如果公司有員工代墊款的常態，在員工手冊中，必須要有明確的規範（最好是白紙黑字），比如說僅能使用紙本、電子發票與收據請款，遺失單據便不能請款等，如此便能避免此類的爭議。
如果規範不明確，員工因代墊款而虧錢，是有可能構成某種程度的薪資給付不完全，主管機關是有可能會被加以裁罰的！像這個案例就在 2019 年就被離職員工指控，未償還代墊款，真的是要小心小心再小心啊！
二、設立零用金的請款流程
很多公司會因為員工代墊金額較小，而不設定「零用金申請制度」。但是，如果是有大額的墊資，一來員工不一定能自行先墊付，要是再沒有載明相關請款規則，勞資爭議絕對直接來！
因此，小編還是會建議企業需要有「零用金申請制度」，讓需要負責採購的員工能向財務相關單位請領，這樣在款項管理上也能更加透明！（延伸閱讀：公司零用金如何管理？關於零用金管理辦法你一定要知道的3件事！）
三、辦一張公司信用卡
如果你真的覺得零用金制度太麻煩，也沒時間一一補齊員工手冊內容，那麼辦一張公司卡，就可以輕鬆幫你解決問題！（同場加映：信用卡懶人包｜只有這些銀行才能申請公司 Visa Debit 金融卡？）
四、員工代墊款常見FAQ
Q1：公司如要求員工代墊款項，到底是否違法？
A1：根據行政院勞工委員會在89年台勞資二字第0043550號函：
制服係為雇主為事業經營之目的，強制勞工於提供勞務之場所或提供勞務之當時所為必要之行為，其或為工作安全之目的，或為勞動紀律之要求，其費用應為勞務成本或職工福利之一部份，要求負擔或分擔，顯不妥當。
雖然這個解釋是針對「雇主是否能要求勞工負擔制服費用」而做出的解釋，但是！魔鬼居然藏在細節裡！如果購買的物品是基於「事業經營之目的」，還要勞工先行代墊，甚至「長期代墊」，造成員工無法自由使用工資收入，這是絕對有可能會違法的！
Q2：公司遲遲未還員工代墊款，會有什麼狀況？
A2：員工當然可以請求返還借款。公司如果是因為倒閉等經營問題，仍是需要與員工協調還款期限，倘若勞資雙方協調不成，勞工則能向勞工局申訴，再調解不成當然就是看勞工是否要走上法律途徑。
Q3：公司如要求員工代墊款項，員工是否能拒絕？
A3：如果員工手冊或是工作合約未說明，那麼員工是可以拒絕的，雇主也不得強迫員工。
代墊款請款、對帳不用校正回歸！
以流水帳的方式紀錄請款，很有可能會造成重複記帳，導致帳務混亂。只要使用 Swingvy 請款功能，不但隨拍隨上傳，還能隨時收到員工請款通知。省時又省力！員工請款的最佳工具就靠它。
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